1 · El punto de partida: el riesgo es real y es jurídico
La base de afiliados es el corazón de la organización. La ley colombiana la trata con el máximo nivel de protección, y la autoridad ya ha fiscalizado a organizaciones sindicales.
La afiliación sindical es dato sensible
El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 clasifica la pertenencia a una organización sindical como dato sensible: su tratamiento exige autorización expresa y cuidado reforzado. Si la lista cae en manos del empleador o se filtra, el daño es directo sobre cada compañero.
La SIC ya sancionó a un sindicato
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sancionó a una organización sindical por incumplir la Ley 1581 (Resolución 73807 de 2022). Las multas pueden alcanzar hasta 2.000 SMMLV y son sucesivas (art. 23). Proteger los datos no es un lujo tecnológico: es defender la existencia misma del sindicato.
El sindicato manda, la herramienta obedece
Nuestro servicio está diseñado para que el sindicato conserve el control: decide qué datos entran, quién los ve, cuándo se borran. CreceConIA opera bajo instrucciones escritas y no adquiere ningún derecho sobre la información.
2 · Quién es quién: responsable y encargado
El Decreto 1377 de 2013 distingue dos papeles. Entenderlos evita la confusión más común: contratar un proveedor no delega la responsabilidad del sindicato — la ejerce con contrato.
| Papel | Quién es | Qué hace | Responde ante la SIC por |
|---|---|---|---|
| Responsable | Su sindicato | Decide: qué datos se tratan, con qué finalidad, qué se autoriza. Conserva la titularidad de las bases de datos en todo momento. | El tratamiento en su conjunto: política, autorizaciones, Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD, art. 25). |
| Encargado | CreceConIA | Ejecuta: trata los datos por cuenta y bajo instrucciones escritas del sindicato, únicamente para operar los asistentes. Prohibido usarlos para fines propios. | Sus obligaciones de encargado: seguridad, confidencialidad, sub-encargados autorizados, borrado certificado. |
El vínculo entre ambos es el contrato de encargado del tratamiento (Decreto 1377 de 2013). Se entrega en borrador, para revisión del abogado del sindicato, junto con sus anexos de finalidades, personal autorizado y sub-encargados.
3 · Dos capas, dos reglas
Es la principal medida de seguridad del servicio: separar desde el diseño la información pública de la sensible. La mayor parte del uso nunca toca un dato personal.
| Capa | Qué contiene | Regla | Datos personales |
|---|---|---|---|
| Pública “Agente del Afiliado” |
Convención colectiva, estatutos, circulares y documentos públicos del sindicato. | Consultable sin identificación. Funciona desde el primer día, sin solicitar firmas ni autorizaciones. | Ninguno |
| Sensible “Mesa de Casos Laborales” |
Identidad de afiliados, cuotas y aportes, expedientes de casos jurídicos. | Vive bajo llave: solo se trata con contrato de encargado firmado, autorización del titular y visto bueno del abogado del sindicato. | Sensibles |
Las dos capas viven en bases separadas: el asistente de la capa pública se alimenta únicamente de documentos públicos y no tiene acceso a la capa sensible.
4 · El triple candado de la capa sensible
Ningún dato personal o de casos jurídicos entra a la herramienta sin estos tres elementos. No es política comercial: está diseñado así.
Contrato de encargado
Firmado entre el sindicato y CreceConIA bajo el Decreto 1377 de 2013, con anexos de finalidades, personal autorizado y sub-encargados. Sin contrato, no hay tratamiento.
Autorización de cada afiliado
La transmisión de datos sensibles a un tercero exige la autorización previa, expresa e informada del titular (art. 5 y 6, Ley 1581). Se entrega el formato listo para firma, con opción de rechazo sin consecuencia alguna para el afiliado.
Visto bueno de su abogado
Los documentos y la configuración se revisan con el abogado del sindicato antes de salir a producción. Su firma cierra el candado, no la nuestra.
5 · Sus datos jamás entrenan la inteligencia artificial
Prohibición contractual expresa (cláusula quinta del contrato de encargado): los datos del sindicato no se usan para entrenar, reentrenar ni ajustar modelos de IA, propios o de terceros. El incumplimiento es causal de terminación inmediata.
Modalidad A — Cero retención
Las consultas se procesan en tiempo real con proveedores que no almacenan ni conservan el contenido (zero data retention), en API de pago con acuerdo de encargado disponible.
Modalidad B — Self-hosting
El sistema se instala 100% en infraestructura bajo control exclusivo del sindicato. Los datos no salen de los servidores que ustedes señalen.
Regla de proveedores para la capa sensible:
| Proveedor de modelo | Jurisdicción | ¿Entrena con los datos? | ¿Apto para capa sensible? |
|---|---|---|---|
| Mistral AI (el que usamos) | Francia — Unión Europea | No (API de pago) | Sí — preferido |
| Modelo auto-alojado | Infraestructura del sindicato | No | Sí |
| Servicios gratuitos de IA | — | Sí, por defecto | Prohibido |
| Intermediarios sin política publicada | Desconocida | Desconocido | Prohibido |
6 · Dónde viven los datos y con qué candados
Infraestructura declarada, acuerdo de encargado con el proveedor de alojamiento y medidas verificadas. Lo que está pendiente, se declara como pendiente.
Alojamiento en la Unión Europea
- Servidor en Lauterbourg, Francia, operado por Contabo France SAS (empresa alemana, Contabo GmbH).
- Acuerdo de encargado con el proveedor conforme al art. 28 del RGPD europeo, formalizado el 19-sep-2026. Se entrega copia completa.
- El acuerdo declara expresamente categorías de datos sensibles, incluida la afiliación sindical.
Medidas verificadas en el servidor
- Firewall con política de denegar todo lo entrante, verificado.
- Acceso administrativo solo por llave criptográfica y red privada cifrada; contraseñas deshabilitadas.
- Protección contra fuerza bruta y monitoreo con alertas.
- Cada servicio en su propio contenedor, con credenciales separadas.
- Credenciales custodiadas cifradas en bóveda de contraseñas.
Lo que está pendiente (declarado)
- Cifrado del disco del servidor: no implementado; atado a la próxima migración (estimado 1er trimestre 2027), con cifrado de respaldos como medida compensatoria.
- Registro automatizado de accesos a la capa sensible y prueba de restauración: en implementación.
No declaramos medidas que no podamos demostrar en una auditoría. La lista completa, con fechas comprometidas, va en el Documento de Medidas de Seguridad.
Personal con acceso: una sola persona (el responsable de la operación, Rafael Rivera). No hay colaboradores ni terceros con acceso a la infraestructura ni a los datos. Cualquier incorporación exige autorización escrita del sindicato y compromiso de confidencialidad firmado antes de acceder.
7 · El control sigue siendo del sindicato
Derechos que el contrato convierte en obligaciones exigibles del encargado.
| Garantía contractual | En concreto |
|---|---|
| Auditoría | El sindicato, su abogado o un auditor designado por escrito pueden auditar el cumplimiento del contrato, con aviso previo: registros de accesos, lista de personal autorizado, evidencia de las medidas de seguridad. |
| Incidentes | Cualquier vulneración de seguridad se notifica al sindicato dentro de las 24 horas siguientes a su conocimiento, con informe completo en 5 días. Es un plazo más estricto que el que la ley le da al responsable para reportar a la SIC (15 días hábiles): avisamos primero, para que al sindicato le alcance el tiempo. |
| Término del contrato | A la terminación, a elección del sindicato: devolución completa de los datos o borrado seguro, certificado por escrito. Las obligaciones de confidencialidad sobreviven. |
| Derechos de los titulares | Conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización (art. 8, Ley 1581). El encargado remite al sindicato toda consulta o reclamo y apoya la respuesta. |
| El asistente no decide | Responde citando documento y artículo; cuando no encuentra evidencia suficiente, lo dice y escala a una persona. No emite sanciones, no determina responsabilidades, no valida derechos. |
| Sin encadenarse | La base de conocimiento es documental y versionada: cada respuesta se puede reconstruir señalando qué versión del documento la respalda. Los datos son del sindicato y salen con él. |
8 · El kit documental que se entrega (en borrador, para su abogado)
Seis documentos de cumplimiento, listos como punto de partida. Los revisa, ajusta y adopta el abogado del sindicato; la adopción de la política corresponde al órgano competente según los estatutos.
| # | Documento | Qué resuelve |
|---|---|---|
| 1 | Contrato de encargado del tratamiento | Regula la transmisión de datos a CreceConIA (Decreto 1377 de 2013): finalidad exclusiva, prohibición de entrenar IA, seguridad, auditoría, borrado, sub-encargados. |
| 2 | Plantilla de Política de Tratamiento de Datos | Para adopción del sindicato: responsable, datos, finalidades, derechos, canales, SIC. |
| 3 | Aviso de privacidad + formato de autorización del afiliado | El aviso breve que se fija o entrega, y el formato de autorización expresa que firma cada afiliado (con casilla de rechazo sin consecuencia). |
| 4 | Checklist del RNBD | Paso a paso para inscribir y mantener las bases del sindicato en el Registro Nacional de Bases de Datos ante la SIC (art. 25). |
| 5 | Anexo de sub-encargados | Quiénes más tocan la información (alojamiento, modelo de IA), dónde y con qué garantías; cómo se autoriza uno nuevo. |
| 6 | Documento de Medidas de Seguridad | Lo aplicado hoy, lo pendiente y con qué fecha — con nota de honestidad incluida. |
El kit se entrega sin costo adicional como parte del servicio, en ediciones de Word para que su abogado trabaje sobre el texto.
9 · Preguntas del abogado, respuestas directas
Las que suelen aparecer en la primera revisión. Si falta la suya, se contesta por escrito.
La Ley 1581 permite al sindicato tratar los datos de sus propios afiliados (art. 6.c). ¿Eso no basta para entregar la base a un proveedor?
No. La excepción del literal c del artículo 6 cubre el tratamiento que hace el sindicato de los datos de sus afiliados para el ejercicio de sus funciones. No cubre la entrega de la base a un tercero: la transmisión al encargado exige la autorización previa, expresa e informada de cada titular, además del contrato de encargado. Por eso el formato de autorización del afiliado es condición de operación de la capa sensible, no un adorno.
¿Qué pasa con el afiliado que se niega a autorizar?
Nada en su contra. Sus datos no entran a la capa sensible y conserva intactos su calidad de afiliado, su representación y todos sus derechos. El formato lo dice expresamente y el sistema lo respeta: sin autorización vigente, el dato no se trata.
¿Los datos salen de Colombia? ¿Quién más los ve?
El alojamiento está en la Unión Europea (Francia), con proveedor alemán y acuerdo de encargado conforme al RGPD (equivalente europeo de nuestra Ley 1581). El contenido de las consultas de la capa sensible se procesa con proveedor de modelo con datos en la UE o en infraestructura propia del sindicato (self-hosting). Los sub-encargados que puedan tocar algo van listados en el anexo correspondiente, con ubicación y garantías; añadir uno nuevo exige autorización escrita previa del sindicato.
¿Entrenan su inteligencia artificial con nuestra información?
No. Es prohibición contractual expresa (cláusula quinta): ni entrenamiento, ni reentrenamiento, ni ajuste fino, ni conservación para esos fines, propios o de terceros. Los servicios gratuitos de IA — que sí entrenan por defecto — están prohibidos en el anexo de sub-encargados. El incumplimiento es causal de terminación inmediata del contrato.
¿Por qué webchat propio y no WhatsApp?
Porque el canal es parte del tratamiento. Las copias de seguridad de WhatsApp viven en nubes de EE. UU. (iCloud/Google Drive), los mensajes con cuentas de empresa no tienen cifrado de extremo a extremo, y los metadatos quedan en manos del operador. El canal del afiliado para consultas y casos es el webchat del sindicato, que corre sobre la infraestructura aquí declarada y queda registrado en el log auditable. WhatsApp queda fuera del producto; solo se evaluaría si el sindicato lo ordena aparte y por escrito, con sus implicaciones a la vista.
Si la SIC abre una investigación, ¿quién responde?
El responsable del tratamiento es el sindicato, y así debe registrarle el RNBD. CreceConIA responde por sus obligaciones de encargado, y el contrato la obliga a mantener indemne al sindicato frente a reclamaciones originadas en tratamientos por fuera de sus instrucciones o en violación de la prohibición de entrenar modelos. En la práctica: instrucciones por escrito, registros al día y la trazabilidad del log son la mejor defensa de ambas partes.
¿Podemos auditar el sistema?
Sí, es derecho contractual (cláusula octava): directamente o por su abogado o un auditor designado por escrito, con aviso previo. Se ponen a disposición los registros de accesos, la lista de personal autorizado y la evidencia de las medidas de seguridad. Si la auditoría revela incumplimientos, hay plan de corrección con plazo.
¿Qué pasa el día que terminemos el contrato?
Ustedes eligen por escrito: devolución de la totalidad de los datos y copias, o borrado seguro (eliminación irreversible). En cualquiera de las dos, certificación escrita. Solo se conserva lo que una norma obligue a conservar, informando cuál y por cuánto tiempo. La confidencialidad y las obligaciones de seguridad sobreviven a la terminación.
¿El asistente puede tomar decisiones que afecten a un afiliado?
No. Responde información citando documento y artículo; si no encuentra evidencia suficiente en el texto, lo dice y deriva a una persona. No sanciona, no califica casos, no decide derechos: es un asistente de consulta y de organización documental. La decisión queda donde está hoy: en la secretaría y el abogado del sindicato.
¿El sindicato queda atado a este proveedor?
No. La base de conocimiento es un repositorio documental versionado y exportable (los documentos son del sindicato); el registro de consultas se entrega; y el contrato termina con devolución o borrado certificado. Cambiar de proveedor es migrar archivos y datos, no reconstruir un sistema propietario cerrado.